猫に夢研究所

自分の備忘録を公開している感じです。国立大学法人で大学図書館職員（図書系職員）として働いています。みなし公務員です。

【Dropbox Paper】知らぬ間にドキュメントが公開されている！？【共有設定の注意点】

研究ノート

Dropbox Paperの共有設定の注意点

Dropbox Paperでは、新規作成時に共有設定が一見「非公開」になってるように見えて*1、実は「公開」されていて、URLさえわかれば誰でも見れるようになっている。

「公開」と言っても、URLを自分から共有しなければ、見られる可能性はほとんどないんだろうけど、やっぱり怖い。

なにより、自分では「非公開」だと思っているにも関わらず、「公開」されているという場合がまずいと思う。少なくとも私はしばらく気づきませんでした。「公開」されているなら、もっとわかりやすくしてほしいです。

みなさん、気づいた上で使っていますか？

ついうっかり、ではなく、相当気をつけていても公開すべきでない書類を公開してしまう。これは重大な問題だ。少なくとも漏洩を心配しなければいけないような書類の編集に使うべきではないだろう。

公開といってもリスティングされる訳でなく、文字数の多い URL なので簡単には到達できない。誰かが閲覧すればわかる仕組みになっているので、もし Dropbox Paper に無関係の人に見られてはいけない書類を保存していたら、すぐに設定を確認するべきだ
Dropbox Paper 利用上の注意点 · GitHub

「非公開」にする方法

というわけで、「非公開」にする方法。

Web版からドキュメント（Paperファイル）を開く
上部の右側にある「・・・」（その他）をクリックする
「共有設定」をクリックする
「このドキュメントを開けるユーザーを選択してください。」で、「このドキュメントに招待されたユーザー」にチェックを入れる
上部の左側にあるアイコンが「鍵マーク」になる
誰も招待しない

ちなみに、初期設定が上記のようになるようには変更できません。新規作成時に毎回手動で「非公開」に設定し直すは面倒だし、設定し忘れのリスクが……。

なお、iOS版Paperアプリからだと、そもそも「非公開」に設定できないみたい。新規作成時も、あとからも。

過去のドキュメント（Paperファイル）はどうすればいいのか？

どれが「非公開」の設定し忘れたものかを知るには、個別にドキュメント（Paperファイル）を開いて、共有設定を確認していくしかないようです。

ドキュメント（Paperファイル）をたくさん作っていて、そのどれか1つでも「非公開」になってないかもって不安になったら、個別に全部を確認するしかないって思うとつらい……。

Web版Dropboxのように、「共有済み」のところから一覧で確認できるみたいな機能があればいいのにな。

せめて、Evernoteの検索「sharedate:*」で公開されてるものが発見できるような機能は最低限ほしい。

おわりに

これからDropbox Paperをどんどん使っていこうととした矢先に気づきました。まだまだDropbox Paper初心者です。

そのため、全体通して、もっといい方法・お気づきの点・間違っている点があれば、教えていただけるとうれしいです。この共有設定の点だけクリアできれば、どんどん活用していきたいと思っているのですが……。

参考

*1:左上に「自分のみ」と表示されているため。その上、「自分のみ」にカーソルを合わせると、「招待されたユーザーのみがこのドキュメントにアクセスできます。」と表示される。